Khi làm việc với các bảng tính dài trong Excel, việc đánh số trang không chỉ giúp tài liệu của bạn gọn gàng, chuyên nghiệp mà còn thuận tiện trong việc quản lý, in ấn và tham chiếu. Có nhiều cách để chèn số trang trong Excel, tùy theo nhu cầu và thói quen sử dụng, bao gồm: đánh số trang qua Page Setup, đánh số trang theo ý muốn (bắt đầu từ số tùy chọn), đánh số trang qua tab Insert, đánh số trang qua Page Layout View và đánh số trang theo định dạng 1/2, 2/2… Bài viết dưới đây, Vieclam24h sẽ hướng dẫn bạn cách đánh số trang trong excel từ cơ bản đến nâng cao, giúp bạn dễ dàng áp dụng và làm cho bảng tính của mình trở nên chuyên nghiệp hơn.

1. Cách đánh số trang trong Excel  

Excel cung cấp nhiều phương pháp để chèn số trang, từ cơ bản đến nâng cao. Dưới đây là các cách phổ biến nhất: 

1.1.  Đánh số trang qua Page Setup

Trong các cách đánh số trang trong Excel, sử dụng Page Setup được xem là phương pháp cơ bản nhưng hiệu quả và phổ biến nhất. Cách này cho phép bạn tùy chỉnh vị trí hiển thị số trang linh hoạt ở cả đầu trang và chân trang, phù hợp với hầu hết nhu cầu in ấn tài liệu.

• Bước 1: Mở file Excel cần đánh số trang → chọn Page Layout → nhấn vào mũi tên mở rộng ở góc nhóm Page Setup để mở hộp thoại Page Setup.

 Chọn Page Layout, click vào mũi tên mở rộng (Ảnh: Internet)

• Bước 2: Trong cửa sổ Page Setup, chọn tab Header/Footer.

  • Chọn Custom Footer: nếu muốn đặt số trang ở chân trang.

  • Chọn Custom Header: nếu muốn đặt số trang ở đầu trang.

Trong ví dụ này, ta sẽ chọn Custom Footer (Ảnh: Internet)

• Bước 3: Tiếp theo, nhấn vào biểu tượng dấu # (Page Number) như hình minh họa, sau đó chọn vị trí hiển thị số trang bằng cách click vào một trong ba khu vực:

  • Left section: dùng để đặt số trang ở bên trái trang.

  • Center section: dùng để đặt số trang ở giữa trang.

  • Right section: dùng để đặt số trang ở bên phải trang.

Chọn vị trí hiển thị số trang bằng cách click vào một trong ba khu vực (Ảnh: Internet)

• Bước 4: Quay lại hộp thoại Page Setup, tiếp tục nhấn OK để hoàn tất thiết lập.

Tiếp tục nhấn OK để hoàn tất (Ảnh: Internet)

File Excel đã được đánh số trang thành công (Ảnh: Internet)

1.2. Đánh số trang theo ý muốn (bắt đầu từ số tùy chọn)

Trường hợp bạn không muốn số trang bắt đầu từ 1 hoặc muốn tự chọn số trang bắt đầu, Excel cho phép bạn tùy chỉnh rất linh hoạt. Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách thiết lập số trang theo ý muốn, từ việc nhập số trang bắt đầu đến chọn vị trí hiển thị trên trang in. Cách làm này giúp bạn kiểm soát tài liệu chính xác hơn, đặc biệt khi in các báo cáo hoặc bảng tính dài.

Cách thực hiện: 

• Bước 1: Mở file Excel cần đánh số trang → chọn thẻ Page Layout → nhấn vào mũi tên mở rộng để mở hộp thoại Page Setup.

Chọn thẻ Page Layout và nhấn vào mũi tên mở rộng (Ảnh: Internet)

• Bước 2: Trong tab Page, tại mục First Page Number, nhập số trang muốn bắt đầu.

Trong tab Page, tại mục First Page Number (Ảnh: Internet)

• Bước 3: Chuyển sang tab Header/Footer → chọn Custom Header hoặc Custom Footer tùy ý muốn đặt số trang.

Tại tab Header/Footer, chọn Custom Header hoặc Custom Footer tùy ý (Ảnh: Internet)

• Bước 4: Chọn vị trí hiển thị số trang:

  • Left Section: bên trái trang

  • Center Section: chính giữa trang

  • Right Section: bên phải trang

  • Nhấn OK để xác nhận.

Chọn vị trí hiển thị số trang và nhấn OK (Ảnh: Internet)

• Bước 5: Quay lại hộp thoại Page Setup, nhấn OK để hoàn tất.

Quay lại hộp thoại Page Setup, nhấn OK (Ảnh: Internet)

1.3. Đánh số trang qua tab Insert

Một cách khác để đánh số trang trong Excel mà không cần dùng thẻ Page Layout là thông qua tab Insert. Cách thực hiện cụ thể như sau:

• Bước 1: Mở file Excel cần đánh số trang → chọn thẻ Insert trên thanh menu → chọn Text → nhấn Header/Footer để chèn số trang.

 Chọn Text và nhấn Header/Footer để chèn số trang (Ảnh: Internet)

• Bước 2: Chuyển sang tab Design trên thanh menu → chọn Page Number.

Tiếp theo, chọn vị trí hiển thị số trang:

• Left: bên trái trang

• Center: chính giữa trang

• Right: bên phải trang

Chuyển tab Design trên thanh menu, chọn Page Number (Ảnh: Internet)

Số trang sẽ tự động hiển thị tại vị trí bạn chọn (Ảnh: Internet)

1.4. Đánh số trang qua Page Layout View

Ngoài các cách trước, bạn cũng có thể đánh số trang trực tiếp thông qua chế độ Page Layout trong tab View. Cách thực hiện chi tiết như sau:

• Bước 1: Mở file Excel → chọn tab View trên thanh menu → chọn Page Layout trong phần Workbook Views.

 Chọn Page Layout trong phần Workbook Views (Ảnh: Internet)

• Bước 2: Nếu muốn đánh số trang ở đầu trang, chọn Add Header. Còn nếu muốn đánh số trang ở chân trang, kéo xuống dưới và chọn Add Footer.

Nếu muốn đánh số trang ở đầu trang, chọn Add Header (Ảnh: Internet)

• Bước 3: Chuyển sang tab Design → chọn Page Number. Đặt con trỏ chuột ở vị trí muốn hiển thị số trang và nhập số trang bạn cần.

 Chuyển sang tab Design, chọn Page Number (Ảnh: Internet)

1.5. Đánh số trang theo định dạng 1/2, 2/2…

Ở các cách trên, số trang thường được hiển thị dưới dạng số tự nhiên như 1, 2, 3,… Tuy nhiên, với cách này, Excel sẽ hiển thị số trang theo định dạng “1/?”, “2/?”… và kết thúc bằng “?/?” (trong đó “?” là tổng số trang của tài liệu). Ví dụ, nếu file có 10 trang thì số trang sẽ hiển thị lần lượt từ 1/10, 2/10… đến 10/10. Đây là cách rất hữu ích giúp bạn kiểm soát tài liệu chính xác hơn khi in ấn.

 

Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Mở file Excel cần đánh số trang → chọn thẻ Page Layout → nhấn vào mũi tên mở rộng để mở hộp thoại Page Setup.

 Chọn thẻ Page Layout, nhấn vào mũi tên mở rộng để mở hộp thoại Page Setup (Ảnh: Internet)

• Bước 2: Trong hộp thoại Page Setup, chọn tab Header/Footer → chọn Custom Header hoặc Custom Footer tùy vị trí bạn muốn hiển thị số trang.

Tại tab Header/Footer, chọn Custom Header hoặc Custom Footer (Ảnh: Internet)

• Bước 3: Đặt con trỏ vào vị trí muốn chèn số trang → nhấn vào biểu tượng số trang (Page Number) → nhập dấu “/” → sau đó nhấn vào biểu tượng Total Pages để hiển thị tổng số trang. Khi thấy hiển thị đúng dạng “1/2”, “1/10”… thì nhấn OK để xác nhận.

Đặt con trỏ vào vị trí muốn chèn số trang, thao tác theo hướng dẫn và nhấn ok (Ảnh: Internet)

• Bước 4: Quay lại cửa sổ Page Setup → nhấn OK để hoàn tất thiết lập.

Quay lại cửa sổ Page Setup và nhấn OK (Ảnh: Internet)

Kết quả: File Excel sẽ hiển thị số trang theo dạng “1/10”, “2/10”… giúp bạn dễ dàng theo dõi thứ tự trang khi in ấn.

Kết quả thu được (Ảnh: Internet)

Xem thêm: Tổng hợp 16 thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích cho dân văn phòng hiện nay

2. Cách bỏ đánh số trang trong Excel

Trong một số trường hợp, bạn có thể muốn xóa đánh số trang trong file Excel. Việc này khá đơn giản và có thể thực hiện nhanh chóng theo các bước sau:

• Bước 1: Mở file Excel đã được đánh số trang → chọn thẻ Page Layout → nhấn vào mũi tên mở rộng để mở hộp thoại Page Setup.

Mở file Excel đã được đánh số trang, chọn thẻ Page Layout và nhấn vào mũi tên mở rộng (Ảnh: Internet)

• Bước 2: Trong hộp thoại Page Setup, chọn tab Header/Footer → tại mục Header hoặc Footer, chọn None. Sau đó nhấn OK để xác nhận.

Chọn tab Header/Footer, tại mục Header hoặc Footer, chọn None (Ảnh: Internet)

Kết quả:  Toàn bộ số trang trong file Excel sẽ được xóa và không còn hiển thị nữa.

3. Lợi ích của việc đánh số trang trong Excel

Việc đánh số trang trong Excel không chỉ là một thủ thuật nhỏ mà mang lại nhiều lợi ích thiết thực, đặc biệt khi làm việc với các bảng tính dài hoặc cần in ấn. Một số lợi ích chính bao gồm:

• Dễ dàng theo dõi trang: Khi file Excel có nhiều trang, việc đánh số giúp bạn biết chính xác thứ tự trang, tránh nhầm lẫn khi xem hoặc in tài liệu.

• Hỗ trợ in ấn chuẩn xác: Số trang giúp bạn kiểm soát tài liệu khi in, đảm bảo các trang được in đầy đủ và đúng thứ tự.

• Chia sẻ và tham khảo tiện lợi: Khi gửi file cho người khác, số trang giúp người nhận dễ dàng tham khảo, trao đổi hoặc trích dẫn thông tin từ các trang cụ thể.

• Tạo định dạng chuyên nghiệp: Việc đánh số trang giúp file Excel trông gọn gàng, chuyên nghiệp, đặc biệt với các báo cáo, thống kê hay tài liệu tổng hợp.

• Hỗ trợ các tính năng nâng cao: Kết hợp với Header/Footer, số trang có thể đi kèm với ngày, tên file, tên người tạo, giúp quản lý tài liệu hiệu quả hơn.

 Đánh số trang trong Excel giúp bạn dễ dàng theo dõi trang (Ảnh: Internet)

Xem thêm: Tổng hợp các phím tắt trong Excel tiện lợi, nhanh chóng

4. Câu hỏi thường gặp

4.1. Số trang có tự động cập nhật khi thêm hoặc xóa trang không?

Excel sẽ tự động điều chỉnh số trang khi bạn thêm hoặc xóa dữ liệu làm thay đổi bố cục in. Nhờ đó, thứ tự trang luôn chính xác mà bạn không cần cập nhật thủ công. Điều này đặc biệt hữu ích với các bảng tính dài hoặc nhiều trang.

4.2. Có thể bỏ đánh số trang sau khi đã chèn không?

Hoàn toàn có thể. Bạn chỉ cần vào Page Setup → Header/Footer → chọn None tại Header hoặc Footer. Sau thao tác này, số trang sẽ biến mất khỏi toàn bộ file Excel.

4.3. Có thể đánh số trang cho từng Sheet riêng lẻ không?

Câu trả lời là có. Mỗi Sheet trong Excel có thể được thiết lập số trang riêng biệt, giúp bạn linh hoạt khi in ấn hoặc quản lý các bảng tính khác nhau trong cùng một file. Bạn có thể chọn số trang bắt đầu, vị trí hiển thị và định dạng khác nhau cho từng Sheet.

4.4. Có thể thay đổi vị trí số trang trên trang in không?

Có thể. Excel cho phép đặt số trang ở bên trái, chính giữa hoặc bên phải của Header hoặc Footer. Nhờ vậy, bạn có thể tùy chỉnh theo nhu cầu thẩm mỹ hoặc bố cục in của tài liệu.

Nguồn: https://vieclam24h.vn/